Gestire un'organizzazione è piuttosto difficile di per sè, non importa quali siano gli obiettivi. Ogni attività, contratto, accordo, riunione, richiede, attenzione, tempo o denaro.

Una delle attività principali rischia di essere la salvaguardia della sopravvivenza stessa dell’organizzazione, mentre l’obiettivo dichiarato è relegato in seconda posizione o ancora più in basso, qualsiasi cosa dichiari la mission. I problemi insiti in questi costi sono uno dei principali limiti che caratterizzano tutti i tipi di organizzazione.

Giocoforza però è necessario fermarsi, discutere, progettare, riprogettare, misurare, chiarirsi, capire se e dove si è sbagliato, capire se e dove si è andati forte.

Ridurre questi tempi, affinare la capacità di ovviare agli stop “burocratici”, rendere operativi gli incontri, che servono e devono funzionare è un obiettivo, che deve essere il più possibile condiviso.

E siccome quando chiamiamo qualcosa intuitivo spesso lo intendiamo familiare (ovvero una cosa nota ma su cui non ci si è soffermati), ecco una intuitiva e banale check list costruita sull’esperienza in modo da approcciare una riunione per renderla utile e produttiva

• Arrivare in una riunione con un obiettivo, al massimo due, di più non serve, diventano rumore
• Arrivare in riunione con un ordine del giorno definito e scritto, da cancellare punto per punto finchè non si arriva in fondo.
• Definire un tempo massimo complessivo per la riunione e un tempo massimo per ogni punto, curandosi di non sforare, a costo di diventare un tantino fastidiosi.
• Avere sempre presente ciò che va discusso in riunione e ciò che probabilmente è oggetto di altre riunioni (assicurarsi sempre di intervenire nella riunione giusta, ovvero non andare fuori tema)
• Concludere sempre la riunione con un nuovo appuntamento (condiviso) con una road map e con i compiti di ciascuno il più chiari possibili ed il più misurabili possibile.
• Ogni schema è fatto apposta per essere stravolto, ma senza schema il caos creativo diventa un rumore, indistinto.
• Alla riunione successiva uno dei punti deve trattare per forza cosa è stato fatto, se è stato raggiunto l’obiettivo, perchè ci si è discostati dalla road map.

“Ogni progetto si basa sulla combinazione riuscita tra una promessa che si può mantenere, uno strumento efficiente ed un patto accettabile con gli utenti.”

Questa cosa la dice Clay Shirky in un libro interessante "Uno per uno e tutti per tutti" ed io sono estremamente d’accordo, il viaggio quindi è costruire una mappa chiara, degli obiettivi condivisi e l’intenzione di tenere fede agli obiettivi perchè torna utile a tutti.